Tutorial Cara Membuat Mail Merge di Word, Berguna untuk Surat hingga Undangan

Hitekno.com - Berikut ini tim HiTekno.com merangkum bagaimana cara membuat Mail Merge di Word dengan cepat. Tutorial Microsoft Word ini sangat berguna untuk kamu yang banyak berkutat dengan surat menyurat hingga undangan.

Ingin membuat banyak surat dengan format yang sama? Tenang saja pada program Microsoft Word kamu bisa memanfaatkan fitur Mail Merge kok.

Cara membuat Mail Merge di Word ini bisa kamu gunakan untuk menangani masalah surat menyurat kamu agar lebih cepat selesai dengan mudah.

Fitur Mail Merge pada program Microsoft Word mampu membuat data field pada surat, label dan amplop sehingga bisa terisi secara otomatis berdasarkan dengan record data sumbernya.

Selain itu dengan menggunakan fitur Mail Merge ini kamu bisa mengirim surat yang sama ke beberapa penerima yang berbeda.

Jadi kamu tidak perlu khawatir lagi kan apabila memiliki jumlah penerima surat yang banyak?

Cara membuat Mail Merge di Word bisa kamu lakukan dengan mengikuti langkah-langkah berikut ini :

1. Buat dokumen utama dengan format yang tidak berubah pada program Microsoft Word dan kosongkan pada bagian yang akan diisi database dengan menggunakan Mail Merge seperti misalnya pada nama, alamat, email penerima surat dan lain-lain
2. Buat sumber data dalam format Excel, Outlook Contact List, text files, dsb yang nantinya akan digabungkan ke dalam dokumen utama
3. Selanjutnya buka dokumen utama Microsoft Word yang telah kamu buat sebelumnya dan klik menu Mailings
4. Kemudian pilih opsi menu Start Mail Merge
5. Pilih jenis format dokumen yang ingin kamu buat dan pilih Next: Starting document yang ada di bagian bawah
6. Maka kamu akan masuk ke menu Starting Document, pada select starting document pilih opsi Use the current document untuk menggunakan dokumen yang sudah kamu buat sebelumnya
7. Klik menu Next: Select recipients
8. Pada opsi select recipients, pilih opsi menu Use an existing list
9. Lalu pilih opsi Browse untuk memilih lokasi penyimpanan dari sumber data yang sudah kamu buat sebelumnya
10. Kemudian klik Ok, maka akan muncul sumber data yang akan digabungkan ke dalam dokumen utama
11. Klik Ok untuk melanjutkan dan pilih menu Next: Write your letter
12. Setelah itu kamu tinggal memasukan Mail Merge pada dokumen utama dengan klik Insert Merge Field pada menu Mailings, kemudian masukan Field sesuai dengan dokumen seperti nama, alamat, email penerima surat dan lain-lain
13. Apabila sudah selesai, kamu bisa melihat hasil mail merge yang sudah kamu buat pada menu Preview Results
14. Terakhir, apabila kamu ingin menyimpan dokumen tersebut kamu tinggal klik menu Mailings dan klik opsi Finish & Merge maka akan muncul 3 opsi menu:
    • Edit Individual Document : untuk menyimpan file dalam dokumen baru dengan data sesuai sumber data. Jadi apabila sumber data memiliki 10 data, maka akan muncul 10 file dokumen utama berisi masing-masing data
    • Print Documents : untuk mencetak dokumen secara langsung sesuai dengan tampilan pada Microsoft Word tanpa disimpan terlebih dahulu, jadi apabila kamu ingin mencetak semua data di kertas yang berbeda maka kamu harus menggantinya
    • Send E-mail Massages : untuk mengirimkan file dalam format email
    • Pilih salah satu dari opsi diatas sesuai dengan keinginan kamu

Itulah cara membuat Mail Merge di Word yang bisa kamu lakukan dengan mengikuti langkah-langkah mudah diatas. Jadi sudah tidak zaman lagi ya mengetik nama penerima surat satu per satu! Selamat mencoba tutorial Microsoft Word di atas!