Kegunaan dan Fungsi Mail Merge di Microsoft Word, Surat-menyurat Jadi Kian Praktis

Hitekno.com - Kamu sudah tahu belum kegunaan dan fungsi Mail Merge di Microsoft Word? Kalau belum itu artinya kamu harus menyimak ulasan di bawah ini ya!

Sebagai perangkat lunak pengolah kata andalan dari Microsoft yang biasa digunakan untuk membuat berbagai macam jenis surat, laporan, dokumen, dan lain-lain, pada program Microsoft Word telah disematkan juga fitur Mail Merge yang berguna untuk mempermudah kamu dalam menyelesaikan pekerjaan yang berhubungan dengan surat menyurat.

Mail Merge sendiri merupakan sebuah fitur dalam program Microsoft Word yang berfungsi untuk membuat surat ataupun dokumen tertentu yang memiliki format sama dalam jumlah yang banyak.

Jadi apabila kamu menggunakan fitur Mail Merge ini maka kamu hanya perlu membuat satu jenis surat saja, namun surat tersebut bisa kamu kirim ke beberapa penerima yang berbeda. Jadi lebih praktis bukan?

Namun karena fitur Mail Merge ini membuat data terisi secara otomatis berdasarkan dengan sumber data tertentu, maka untuk menggunakan fitur tersebut ada dua hal yang perlu kamu persiapkan terlebih dahulu yaitu main document atau dokumen utama yang akan dijadikan sebagai format dasar dari surat yang akan kamu kirimkan dan data source atau sumber data yang merupakan data tujuan sebagai penghubung dengan dokumen utama.

Data source atau sumber data ini bisa berasal dari file Microsoft office outlook contact list, Microsoft office access database tables, Microsoft office Word tables ataupun Microsoft office excel worksheets.

Nah sekarang waktunya membahas kegunaan dan fungsi Mail Merge di Microsoft Word itu sendiri, fitur ini memiliki beberapa kegunaan dam fungsi diantaranya yaitu :

1. Memberikan kemudahan pada saat berkirim surat

Dengan adanya fitur Mail Merge, kamu tidak lagi harus membuat surat sesuai dengan jumlah penerima surat tersebut. Karena kamu hanya perlu membuat satu jenis surat sebagai dokumen utama lalu surat tersebut bisa dikirimkan ke banyak penerima sekaligus. Kegiatan mengirim surat jadi lebih mudah bukan dengan adanya Mail Merge ini?

2. Mempercepat pekerjaan

Melalui fitur Mail Merge kamu bisa menyiapkan dokumen dan mengirimkannya ke banyak penerima sekaligus dengan lebih cepat, lebih praktis, dan efisien.

3. Bisa membuat banyak jenis dokumen

Mail Merge bisa digunakan untuk membuat berbagai macam jenis dokumen mulai dari amplop, sertifikat, label, stiker undangan, surat dan lain sebagainya.

Langkah-langkah untuk menggunakan fitur Mail Merge juga terbilang cukup mudah, kamu hanya tinggal mengikuti langkah-langkah berikut ini saja :

• Buka menu Mail Merge pada program Microsoft Word di perangkat kamu
• Lalu tentukan format dokumen yang ingin kamu buat
• Kemudian buat file yang akan digunakan sebagai sumber data dan juga dokumen utama
• Selanjutnya pilih penerima dokumen
• Setelah itu hubungkan dokumen utama dengan sumber data
• Lalu atur tata letak dokumen utama dan file sumber data agar sesuai
• Kemudian periksa kembali format dokumen yang telah kamu buat
• Apabila telah sesuai dengan keinginan kamu maka kamu bisa langsung menyimpan file Mail Merge tersebut

Itulah kegunaan dan fungsi Mail Merge di Microsoft Word yang harus kamu ketahui, jadi mulai sekarang kamu tidak perlu lagi membuat dokumen dalam jumlah yang banyak dengan mengetiknya secara satu per satu ya. Gunakan saja fitur Mail Merge pada program Microsoft Word!