Performance Management Software: Manfaat, Jenis, hingga Rekomendasinya

Hitekno.com - Setiap sebulan atau satu tahun sekali, selaku pemilik bisnis pasti akan melakukan review atau penilaian terhadap kinerja karyawan Anda. Dalam istilah bisnis, aktivitas ini biasanya dikenal dengan istilah performance management software atau performance appraisal. Aktivitas ini merupakan pertemuan perusahaan guna membahas performa karyawan. Namun, rasanya akan sulit jika Anda menilai karyawan satu persatu. Untuk mengatasi kesulitan tersebut, performance management software hadir dalam mengotomatiskan aktivitas penilaian karyawan. Anda dapat menggunakan performance management software Talent Management terbaik dari Talenta by Mekari.

Anda dapat mengelola seluruh aktivitas dan kinerja karyawan lebih mudah dan praktis dengan software berbasis cloud terunggul untuk segala jenis bisnis dari berbagai industri. Selain itu, Anda juga dapat melakukan pemantauan dan memaksimalkan efisiensi penilaian performa karyawan secara menyuluh. Hal tersebut merupakan salah satu manfaat yang Anda dapatkan saat menerapkan performance management software Talent Management dari Talenta by Mekari.

Dalam artikel ini akan dibahas mengenai performance management software, manfaat, tujuan, jenis-jenisnya, metode pengumpulan data, cara membuatnya, serta skema harga saat Anda ingin mengimplementasikan performance management software dalam bisnis agar Anda mengetahui gambarannya. 

Apa itu Performance Management Software?

Performance management software adalah salah satu metode atau alat yang perusahaan gunakan untuk menjalankan bisnisnya secara efektif sehingga lebih mudah untuk mencapai tujuan bisnisnya. Biasanya manajer akan melakukan dokumentasi dan evaluasi terhadap kinerja karyawan. Selain itu, manajer biasanya akan memberikan feedback dan pelatihan secara berkelanjutan. Para manajer tersebut akan memberikan review performa tahunan, bahkan menawarkan kesempatan yang berharga untuk karyawan yang berprestasi melalui promosi.

Menurut Investopedia, evaluasi ini dapat digunakan untuk memberikan feedback kepada karyawan, menentukan besaran kenaikan gaji dan bonus, bahkan hingga pertimbangan keputusan pemutusan hubungan kerja. Metode ini adalah bagian dari pengembangan karir dan terdiri dari tinjauan rutin kinerja karyawan perusahaan. Perusahaan melakukan evaluasi atau penilaian secara berkala, baik itu per tahun, per enam bulan, hingga per empat bulan tergantung kebijakan yang ada.

Manfaat Performance Management Software

Performance management software ada pasti karena sebuah alasan. Salah satunya yaitu karena banyaknya manfaat yang manajer hingga karyawan rasakan. Berikut ini merupakan manfaat performance management software:

1. Identifikasi, pelacakan, dan pertahankan tujuan

Manfaat yang Anda rasakan dari performance management software adalah mampu melakukan identifikasi berbagai hal yang jauh lebih mudah untuk karyawan ketahui, hingga apa yang seharusnya menjadi tujuan para karyawan tersebut secara lebih teratur dan efektif.

Dengan adanya aktivitas ini, Anda akan mempunyai pemahaman yang jauh lebih baik tentang karyawan mulai dari kelebihan dan kekurangan mereka, hasil kerja, hingga perkembanganya dalam kurun waktu yang terbilang singkat. Penggunaan sistem HRM berbasis cloud akan memudahkan Anda dalam melihat hal tersebut secara keseluruhan melalui dashboard.

2. Mencegah kesalahpahaman dalam komunikasi

Performance management software mampu mempertemukan karyawan dan manajer secara reguler sehingga kegiatan penilaian akan lebih mudah untuk manajer lakukan. Manajer melakukan penilaian yang  dengan membandingkan catatan dan memastikan setiap karyawan memahami apa yang harus mereka kerjakan di perusahaan.

Apabila dari awal telah terjadi miskomunikasi dan perusahaan tidak melakukan kegiatan pertemuan secara rutin maka kesalahpahaman tersebut akan terjadi terus menerus. Maka dari itu, untuk menghindari hal tersebut maka Anda dapat melakukan kegiatan performance management software berupa pertemuan yang sudah dijadwalkan secara rutin untuk memberikan pertanyaan atau mendiskusikan perkembangan karyawan.

3. Membantu seluruh pihak terlibat secara langsung

Dalam sebuah perusahaan, peran penting tidak hanya dipegang oleh para petinggi atau stakeholders perusahaan saja. Namun, karyawan juga merupakan aset penting bagi perusahaan dan ikut andil dalam kesuksesan perusahaan. Dengan melakukan kegiatan performance management software, maka Anda selaku pemilik bisnis akan lebih mudah untuk melakukan evaluasi terkait keterlibatan karyawan dalam perusahaan.

4. Menghilangkan tekanan

Aktivitas performance management software sering menjadi hal yang menakutkan dan menegangkan bagi para karyawan setiap tahunnya. Namun, hal tersebut tidak seharusnya mereka jadikan sebagai tekanan. Untuk mengatasi tekanan yang muncul, Anda selaku manajer dapat membuat kuis mingguan yang mampu membuat ujian akhir bagi karyawan tidak begitu berat dan menakutkan. Sehingga setiap tim manajemen dan karyawan akan mengetahui apa saja yang menjadi harapan perusahaan.

Tujuan Performance Management Software

Selain memberikan manfaat, performance management software juga memiliki tujuan-tujuan bagi perusahaan. Dilansir dari Inc. Magazine, terdapat lima tujuan dilakukannya performance management software sebagai berikut:

• Meningkatkan produktivitas perusahaan.
• Lebih mudah dalam membuat keputusan mengenai promosi, perubahan pekerjaan, rekrutmen, dan  pemutusan hubungan kerja dengan karyawan.
• Mengidentifikasi apa yang karyawan perlukan untuk melakukan suatu pekerjaan atau job desk karyawan.
• Melakukan penilaian kinerja karyawan terhadap sasaran dan posisi secara lebih mudah.
• Adanya motivasi dari karyawan sehingga dapat meningkatkan kinerja karyawan.

Jenis-jenis Performance Management Software

Banyak jenis-jenis dari performance management software yang dapat Anda implementasikan dalam bisnis. Berikut ini beberapa performance management software yang biasa digunakan oleh perusahaan untuk mengevaluasi karyawannya:

Penilaian tradisional

Dalam metode penilaian tradisional, manajer akan berdiskusi dengan karyawan dalam sebuah meeting atau pertemuan tatap muka untuk membahas kinerja pada periode kerja sebelumnya. Periode penilaian biasanya menggunakan per satu tahun, tetapi balik lagi tergantung dari kebijakan perusahaan.

Diskusi berdasarkan pengamatan manajer tentang kemampuan dan kinerja karyawan dalam menyelesaikan tugas atau pekerjaannya. Kemudian, pihak yang berwenang akan menilai kinerja dan hasilnya akan berpengaruh dengan kenaikan persentase gaji.

Self-appraisal

Self-appraisal dalam proses performance management software bertujuan untuk mendorong karyawan agar bertanggung jawab dalam melakukan penilaian kinerja untuk diri sendiri. Hal tersebut  merupakan cara untuk menilai pencapaian atau kegagalan serta mendorong manajemen diri dari tiap karyawan.

Perusahaan menggunakan metode ini juga untuk mempersiapkan karyawan ketika membahas poin-poin evaluasi dengan atasannya. Penggunaan cara ini dapat secara bersamaan dengan metode evaluasi lainnya, akan tetapi tidak dapat menggantikan penilaian kinerja karyawan oleh atasan.

Employee-initiated review

Dengan menggunakan metode ini, perusahaan akan memberi informasi kepada karyawan bahwa mereka dapat meminta peninjauan dari manajer mereka. Metode ini bukan untuk menggantikan proses performance management software tradisional. Namun sebaliknya, dengan menggunakan metode ini Anda dapat mendorong sikap manajemen diri pada karyawan.

Feedback 360 derajat

Metode ini dalam performance management software mengacu pada feedback tentang kinerja karyawan yang disediakan oleh atasan, rekan kerja, pelanggan eksternal, dan karyawan ini itu sendiri. Dengan kata lain metode ini merupakan penilaian keseluruhan dari segala pihak. Metode ini juga akan menghasilkan feedback dari karyawan pada kinerja manajemen, yang dikenal juga sebagai upward appraisal. Dengan demikian, perusahaan dapat melakukan evaluasi secara menyeluruh dari setiap sisi mulai dari manajerial hingga kinerja karyawannya.

Metode Pengumpulan Data

Banyak metode yang biasa digunakan untuk melakukan pengumpulan data performance management software. Metode ini terbagi menjadi dua pendekatan yaitu pendekatan past-oriented method dan future-oriented method. Berikut ini penjelasan dari kedua pendekatan tersebut:

Past-oriented method

Past oriented method adalah metode yang berorientasi pada hasil kerja. Biasanya metode ini menggunakan beberapa cara sebagai berikut:

• Skala penilaian terdiri dari beberapa skala numerik yang mewakili kriteria kinerja terkait pekerjaan seperti ketergantungan, inisiatif, output, kehadiran, sikap, dan lain-lain. Setiap skala biasanya memiliki rentang mulai dari sangat baik hingga sangat buruk. Selanjutnya, menghitung jumlah skor numerik total sehingga akan memperoleh kesimpulan akhir.
• Checklist, cara ini biasanya menggunakan formulir evaluasi yang disusun berdasarkan pertanyaan dengan jawaban ‘ya’ atau ‘tidak’. Metode ini digunakan untuk melakukan pengecekan pekerjaan karyawan yang kemudian evaluasi selanjutnya akan dilakukan oleh HRD.
• Forced-choice method adalah metode yang memberikan dua pilihan pertanyaan untuk masing-masing aspek penilaian dalam formulir penilaian karyawan. Sama halnya seperti metode checklist, metode ini hanya digunakan untuk pengecekan sementara evaluasi dan analisis akan dilakukan oleh HRD.
• Critical incident method adalah metode yang menganalisis sikap dan perilaku karyawan yang mempengaruhi kinerja atau performanya. Para atasan yang sering berhubungan dengan karyawan tersebut biasanya melakukan metode ini secara langsung.
• Behaviorally anchored rating scales merupakan skala yang digunakan untuk menentukan apakah perilaku karyawan efektif atau tidak terhadap performa kerjanya.
• Field review method yaitu metode penilaian yang biasa digunakan untuk menilai kinerja departemen lain. Biasanya. HRD menggunakan metode ini untuk menilai kinerja karyawan departemen lain.

Future-oriented method

Future-oriented method adalah metode yang berorientasi pada tujuan. Dalam menganalisis harapan karyawan terhadap perusahaan serta untuk menentukan tujuan perusahaan biasanya menggunakan metode ini. Berikut ini adalah beberapa cara dengan menggunakan metode ini:

• Psychological appraisal adalah penilaian dengan menggunakan pendekatan psikologi. Metode ini biasanya menggunakan cara observasi atau pengamatan, wawancara hingga tes psikologi untuk melakukan penilaian yang berfokus pada emosi, intelektual, motivasi, dan aspek-aspek lainnya yang mempengaruhi performa karyawan.
• Feedback 360 derajat merupakan metode pengumpulan data performance management software yang paling banyak digunakan oleh perusahaan. Melalui metode ini, perusahaan dapat melakukan evaluasi secara keseluruhan, baik dari segi manajerial maupun kinerja karyawan.

Kesimpulan

Aktivitas performance management software merupakan suatu hal penting yang harus dimiliki oleh perusahaan karena memberikan banyak manfaat untuk membuat bisnis Anda lebih cepat mencapai goals atau tujuannya. Jika Anda memiliki banyak karyawan untuk dinilai pasti akan membutuhkan waktu yang lama dan rentan akan kesalahan. Oleh karena itu, Anda dapat mempermudah proses penilaian karyawan dengan menggunakan performance management software terbaik dari Talenta by Mekari.

Dengan software ini Anda dapat mengelola seluruh aktivitas dan kinerja karyawan lebih mudah dan praktis. Anda akan mendapatkan kemudahan dalam manajemen promosi, penurunan pangkat, mengetahui kemajuan dan perkembangan karyawan dengan pelacak KPI dan pelatihan karyawan.