Tak Sekadar Modal Zoom, Ini 3 Tips Kantor Maksimalkan WFH dengan Teknologi

Hitekno.com - Pemerintah telah mengeluarkan ketentuan Penerapan Pembatasan Kegiatan Masyarakat (PPKM) Jawa-Bali pada 11 - 25 Januari 2020. Di mana akan berdampak pada berbagai kantor yang harus menerapkan bekerja di rumah atau work from home (WFH).

Mengingat etentuan ini mengatur jam operasional tempat publik, kapasitas ruangan pertemuan, hingga kapasitas gedung perkantoran dan industri lainnya. Salah satu aturannya mengatakan gedung perkantoran hanya boleh memuat 25% dari kapasitas kantor, yang berarti 75% dari karyawan harus WFH.

Menurut Enterprise Technology Research (ETR) di Amerika, jumlah pekerja yang bekerja secara remote juga akan meningkat 2 kali lipat selama pandemi masih berlangsung di tahun 2021. Saat ini remote working atau work from home masih dinilai efektif untuk menghindari kerumunan di wilayah perkantoran.

Untuk bisa menerapkan WFH, apakah bisa dilakukan hanya menggunakan aplikasi zoom yang sedang populer? Tentu saja tidak, karena bagi perusahaan atau instansi yang belum terbiasa dengan cara kerja remote, hal ini menjadi tantangan tersendiri.

Berikut adalah beberapa tips yang dapat dilakukan perusahaan yang akan menerapkan work from home. Simak poin-poin di bawah ini:

Buat jadwal dan alur kerja yang jelas

Menurut Head of People and Office Operation Niagahoster, Rheinjani Dora,  perusahaan perlu membuat prosedur pelaksanaan work from home untuk para karyawan. Prosedur ini mengatur jadwal, alur kerja, platform komunikasi yang digunakan, dan lainnya. Hal ini sangat penting untuk memberikan batasan yang boleh maupun tidak boleh dilakukan karyawan selama bekerja di rumah.

“Perusahaan perlu mengomunikasikan “aturan main” work from home untuk karyawan. Selain untuk menjaga produktivitas kerja, hal ini juga akan memudahkan proses koordinasi antar tim. Tidak ada yang merasa bekerja di luar atau justru kurang dari jam kerja.” kata Dora.

Sebagai contoh perusahaan dapat menerapkan absensi kehadiran online, meminta laporan pekerjaan tiap minggu pada karyawan, hingga melakukan meeting virtual harian. Hal ini dilakukan agar seluruh pekerjaan karyawan dapat dimonitor dan terukur.

Niagahoster saat ini telah menerapkan work from home selama 10 bulan dan memegang prinsip freedom and responsibility (bebas dan bertanggung jawab) dalam pelaksanaannya. Artinya, tiap tim (di luar tim customer support) diberikan jam kerja yang fleksibel, namun tetap bertanggung jawab menyelesaikan tugas yang diberikan.

Siapkan peralatan kerja yang memadai

Sebuah survei dari Waveform mengatakan lebih dari 10 juta karyawan AS yang bekerja dari rumah mengalami permasalahan sinyal konektivitas internet yang buruk setiap hari. Permasalahan internet ini juga sering terjadi di Indonesia.

Bekerja secara remote artinya karyawan harus siap dengan perangkat yang menunjang kebutuhan online. Komputer atau laptop, koneksi internet, dan handphone merupakan perlengkapan wajib bekerja dari rumah. Perusahaan juga diharapkan turut mengontrol dan bertanggung jawab pada perangkat kerja yang digunakan para karyawan.

“Di titik inilah, perusahaan wajib hadir untuk memastikan perangkat kerja bukan menjadi hambatan bagi para karyawan.” ungkap Dora.

Dora menyarankan adanya tim operasional kantor yang secara khusus ditugaskan membantu karyawan mengatasi permasalahan teknis pada laptop atau koneksi internetnya. Tim ini juga akan membantu karyawan memenuhi kebutuhan-kebutuhan lain, misal: kesulitan saat proses absensi, mengatur jalannya meeting virtual, dan lainnya.

Jaga komunikasi antara perusahaan dengan karyawan

Hal terpenting dalam work from home adalah komunikasi. Saat ini tersedia berbagai platform komunikasi efektif seperti WhatsApp, Telegram, Slack, hingga aplikasi video conference seperti Zoom dan Google Meeting.

Komunikasi yang efektif adalah yang berjalan dua arah. Sebagai tips, Dora mengatakan perlu untuk para kepala divisi melakukan personal meeting atau 1-on-1 dengan anggota timnya secara aktif dan berkala. Selain untuk menjaga komunikasi, meeting ini juga bermanfaat untuk mengetahui kondisi psikologis dan produktivitas kerja dari tiap karyawan.

Tidak hanya komunikasi perihal pekerjaan, riset yang dilakukan Edelman menyebutkan 63% karyawan mengharapkan perusahaan memberikan update tentang pandemi. Situasi pandemi yang tidak mementu juga menimbulkan kekhawatiran karyawan tentang status mereka di perusahaan, keamanan kantor, hingga kompensasi dan benefit yang diperoleh karyawan.

“Perusahaan harus jujur dan terbuka dengan kondisi yang dihadapi. Selain untuk memberikan keamanan pada karyawan, hal ini juga penting untuk membangun ikatan personal yang kuat ke karyawan.” ungkap Dora.