Integrasi Aplikasi Kerja Sederhanakan TI dan Kurangi Pengeluaran Bisnis

Hitekno.com - Transformasi digital menjadi jargon yang digaung-gaungkan saat ini, terlebih di masa pandemi. Banyak bisnis melakukan adopsi solusi teknologi sebagai langkah strategis. Namun dibutuhkan upaya yang tak ringan untuk mempersiapkan sistem teknologi informasi (TI) hingga pengeluaran bisnis lainnya.

Seperti diungkap Gibu Mathew, VP & GM APAC, Zoho Corp melalui laporan terbarunya yang berjudul "Integrasi Aplikasi Kerja Menyederhanakan TI & Mengurangi Pengeluaran Bisnis".

Bagi banyak bisnis berskala kecil, biaya yang dikeluarkan untuk sistem TI membawa harapan kuat bahwa investasi ini akan menciptakan nilai melebihi biaya yang dikeluarkan di awal. Namun, proses pengambilan keputusan seringkali penuh dengan tantangan dan menjadi semakin rumit karena pilihan yang tersedia saat ini semakin banyak.

Untungnya, ada tren penggunaan solusi perangkat lunak terintegrasi, di mana berbagai fungsi bisnis ditangani dalam platform yang sama. Hal ini akan menyederhanakan proses adopsi untuk organisasi dan dapat mengurangi pengeluaran per karyawan untuk sistem TI.

Dalam kawasan Asia Pasifik, pasarnya yang sedang berkembang diprediksi akan menikmati lonjakan belanja TI sebesar 4,7% YoY pada tahun 2021 menjadi 236 miliar dolar AS, menurut perkiraan terbaru Gartner. Mereka juga memperkirakan pengeluaran belanja keperluan TI secara global dapat mencapai 3,9 triliun dolar AS pada tahun 2021, meningkat sebesar 6,2% dari tahun 2020.

Kategori pasar Asia Pasifik yang meliputi India, Indonesia, Malaysia, Thailand, dan negara-negara Asia Pasifik lainnya kecuali Cina, Singapura, Australia, New Zealand dan Korea Selatan, diperkirakan akan mengalami peningkatan belanja keperluan TI yang lebih besar pada tahun 2020, naik sebesar 6.4 % menjadi 251 miliar dolar AS.

Hal ini terjadi karena organisasi-organisasi di kawasan tersebut tengah berusaha mengejar transformasi digital di tengah pandemi.

Berapa biaya per karyawan yang dikeluarkan sebuah perusahaan untuk perangkat lunak TI?

Pertanyaan tersebut terlihat sederhana, tetapi jawabannya sangatlah rumit. Apa yang kita anggap sebagai "perangkat lunak" atau "TI"? Sangat mudah untuk mengenali hal-hal seperti langganan aplikasi per pengguna, program khusus industri, dan mungkin penyedia layanan email atau web hosting. Tetapi bagaimana dengan pemeliharaan situs web? Apakah Anda menghitung gaji mereka yang bekerja pada bagian tersebut, dan jika iya, berapa persen dari total gaji mereka?

Selain tantangan dalam menghitung biaya riil yang dikeluarkan untuk perangkat lunak atau TI, ada beberapa faktor yang meningkatkan pengeluaran per karyawan. Beberapa perangkat lunak dilisensikan berdasarkan karyawan (pengguna) sementara beberapa perangkat lunak lainnya dilisensikan berdasarkan organisasi, yang membuat biaya per karyawan semakin tinggi bagi perusahaan kecil daripada perusahaan besar.

Karena perusahaan terus menambah perangkat lunak untuk berbagai kebutuhan bisnisnya yang berbeda, jumlah lisensi pun bertambah banyak bersamaan dengan meningkatnya jumlah karyawan, yang tentunya membutuhkan pengelolaan dan integrasi. Dengan setiap bagian baru, biaya per karyawan  untuk perangkat lunak TI juga meningkat.

Ketika semua bagian diperhitungkan, bisnis biasanya mengeluarkan 6-10% dari pendapatan untuk sistem TI. Hal ini dapat memberikan dampak yang signifikan pada laba, bergantung pada bisnis dan margin keuntungannya.

Menghadapi tantangan-tantangan ini, bagaimana bisnis dapat mengendalikan biaya tersebut dengan mudah? Kita dapat melihat dari dua contoh perusahaan berbasis konsumen yang sedang memecahkan masalah serupa bagi pelanggan.

Dalam setiap kasus, perusahaan ini telah menciptakan nilai dengan menawarkan layanan terintegrasi vertikal yang mengurangi biaya langsung dan tidak langsung sekaligus menciptakan efisiensi.

Satu contoh utama integrasi layanan konsumen adalah munculnya Super Apps di Asia. Dimulai dengan aplikasi WeChat di China, aplikasi berpengaruh lainnya seperti Grab di Singapura, Go-Jek di Indonesia, dan Kakao di Korea Selatan telah muncul.

Semua aplikasi ini menyediakan banyak layanan, mulai dari pengantaran penumpang, pengiriman pesan, pengiriman barang, tiket, dan bahkan layanan keuangan, semuanya dilakukan dengan mobile interface terpadu.

Semua layanan tersebut didukung oleh common wallet, memastikan pengalaman konsumen yang mulus dan nyaman. Ini merupakan peningkatan nilai bagi pelanggan dengan platform solusi yang terintegrasi secara vertikal.

Pertanyaannya sekarang adalah apa yang dapat dilakukan vendor perangkat lunak untuk memecahkan masalah pengeluaran per karyawan sembari menawarkan nilai melalui layanan yang terintegrasi.

Kita memang belum mencapai titik di mana bisnis dapat melisensikan semua perangkat lunaknya dalam satu langkah, tetapi pasar sedang menuju ke arah tersebut. Sejak tahun 2018, ada sejumlah akuisisi tingkat tinggi di lanskap SaaS, menyediakan panggung bagi penyedia perangkat lunak untuk mengintegrasikan layanan baru kepada pengguna lamanya.

Layanan terintegrasi dengan tarif tetap memungkinkan bisnis menggunakan aplikasi dengan model yang menyerupai layanan  TV over-the-top. Ini adalah pergeseran budaya yang serupa dengan pergeseran teknologi: penyedia perangkat lunak perlu beralih dari penetapan harga gaya lama ke tawaran baru seperti penerapan biaya tetap per kepala yang mencakup integrasi dan single-sign-on (SSO).

Untuk menandai tren ini, Zoho meluncurkan Zoho One pada tahun 2017, yang memungkinkan perusahaan mengakses serangkaian aplikasi Zoho untuk menjalankan bisnis mereka dengan sekali masuk. Zoho One diluncurkan dengan 35 aplikasi yang disertakan dalam platform Suite, dan telah diperluas hingga mencakup lebih dari 45 aplikasi saat ini.

Zoho ditempatkan untuk memberikan pengalaman terintegrasi karena semua aplikasi dikembangkan oleh Zoho, menciptakan pengalaman pengguna yang lancar. Selain memudahkan dalam penggunaan, integrasi, secara signifikan, mampu mengurangi biaya implisit manajemen proyek yang biasanya dikeluarkan perusahaan ketika mengelola vendor yang tidak terintegrasi. Sistem yang tidak terintegrasi memunculkan potensi tumpang tindih, sebuah fungsi dalam solusi yang berbeda dan membutuhkan bekerja dua kali untuk memasukkan data ke dalam berbagai solusi.

Selain kenyamanan, saat kita terus menuju ke arah ini, akan menjadi lebih mudah untuk menjawab pertanyaan yang tampaknya sederhana itu: Berapa biaya per karyawan yang dikeluarkan oleh sebuah perusahaan untuk perangkat lunak TI? Sementara itu, mungkin ada baiknya menghitung dan mengevaluasi bagaimana solusi perangkat lunak yang sudah ada diberi harga terbaik agar sesuai dengan pengeluaran bisnis Anda.