7 Cara Menjaga Keamanan Dokumen Digital Anda

Hitekno.com - Seiring berkembangnya teknologi, dokumen yang kita kenal mengalami perubahan dari yang awalnya berupa dokumen kertas berubah menjadi berbentuk digital, begitu pula tanda tangan yang kini bertransformasi menjadi tanda tangan digital. Banyak perusahaan juga beralih menggunakan dokumen digital agar ramah lingkungan dan praktis.

Namun dibalik praktisnya dokumen digital tak luput dari risiko keamanan seperti kebocoran data dan fraud. Oleh karena itu, sangat penting untuk menjaga keamanan dokumen digital tersebut agar tidak hilang dan tetap valid saat digunakan.

Lalu, bagaimana cara melindungi keamanan dokumen digital tersebut? Simak penjelasan lengkapnya dalam artikel berikut ini agar semakin paham cara menjaga keamanan dokumen digital.

1.  Jangan Sembarang Memindahkan Dokumen

Memindahkan dokumen dari perangkat satu ke perangkat lainnya dapat memperbesar risiko disalahgunakannya dokumen penting oleh oknum tidak bertanggung jawab. Ketika memang terpaksa berpindah perangkat, pastikan tim IT perusahaan sudah memeriksa ulang perangkat tersebut agar aman.

Salah satu risiko fraud yang kerap terjadi pada proses pemindahan dokumen digital adalah pemalsuan tanda tangan. Maka dari itu, Anda perlu memperhatikan penyedia tanda tangan digital yang dipilih dapat menjamin keamanan dokumen digital Anda.

2.  Membuat Standar Kebijakan Pengarsipan Data

Perusahaan harus menyiapkan kebijakan untuk mengatur aksesibilitas dan penyimpanan dokumen, karena dengan sistem pengelolaan data dan dokumen yang sudah dipersiapkan dan ditata baik maka pegawai akan terbiasa dengan sistem tersebut.

Standar kebijakan ini penting agar data perusahaan tidak akan tersebar dan jika mengalaminya maka akan cepat diidentifikasi.

3.  Gunakan Penyimpanan Cloud

Penyimpanan cloud bisa menjadi salah satu cara melindungi keamanan dokumen digital. Penyimpanan jenis ini menyediakan penyimpanan yang aman, cepat, harganya murah, dan dapat diakses di mana saja dan kapan saja. Anda dapat menyimpan apa saja di dalam penyimpanan cloud mulai dari dokumen perusahaan, laporan keuangan, hingga tanda tangan pribadi.

Jika Anda perlu untuk menandatangani kontrak saat di luar kantor, penyimpanan cloud dapat memudahkan untuk menyimpan tanda tangan digital Anda dan dapat diakses di mana saja.

4.  Lakukan Backup Data secara Rutin

Manfaat dari back up berkala adalah dapat menghindari kerusakan dan kehilangan data yang dapat disebabkan oleh banyak faktor. Selain itu, manfaat lainnya dari melakukan back up adalah jika suatu saat dokumen penting ada yang rusak atau hilang, maka Anda masih memiliki dokumen back up.

Perlu diingat juga untuk data back up ini agar disimpan di tempat yang berbeda, misalnya penyimpanan fisik dan berada di tempat yang aman.

5.  Batasi Akses Data dengan Password

Dengan memberikan password kepada setiap folder atau dokumen yang ada pada perangkat Anda, maka keamanannya akan lebih baik dan dapat terhindar dari pencurian data dan tindak kejahatan digital lainnya. Password yang Anda gunakan bisa bermacam-macam, namun yang wajib adalah Anda harus ingat akan password tersebut.

6.  Memberlakukan Aturan Clean Desk

Jangan membiarkan dokumen digital Anda terbuka ketika Anda akan meninggalkan meja kerja. Anda dapat menutup atau mengunci perangkat Anda agar aman saat ditinggalkan, sehingga karyawan lain atau orang asing tidak dapat mengaksesnya. 

7.  Jangan Lupa Two-Factor Authentication (2FA)

Hal terakhir yang tidak boleh Anda lupakan adalah mengaktifkan Two-Factor Authentication, di mana memberikan keamanan melalui proses otentikasi berlapis. Penggunaan 2FA dapat mengurangi resiko kebocoran data hingga peretasan data oleh pihak tidak bertanggung jawab.

Itulah cara-cara mengelola dokumen digital agar tetap aman setiap saat, semoga cara di atas bermanfaat dan dapat mengurangi angka penyalahgunaan dan kejahatan digital yang saat ini marak terjadi.