9 Cara Menggunakan Data Validation di Excel Agar Tabel Lebih Rapi dan Akurat

Hitekno.com - Data Validation di Microsoft Excel adalah fitur penting yang membantu memastikan setiap data yang dimasukkan sesuai aturan, sehingga meminimalkan kesalahan input dan menjaga kerapihan tabel.

Dengan memanfaatkan fitur data validation, Anda bisa membuat validasi angka, tanggal, teks, hingga drop-down list yang memudahkan pengolahan data di Excel.

Di bawah ini ada sembilan cara membuat Data Validation di Excel, mulai dari langkah dasar hingga penggunaan formula kustom, agar setiap data yang masuk lebih akurat dan terkontrol.

Data Validation di Excel adalah fitur yang berfungsi untuk mengatur dan membatasi jenis data yang bisa dimasukkan ke dalam sel atau range tertentu, sehingga mencegah kesalahan input dan menjaga konsistensi data.

Dengan fitur ini, Anda bisa membatasi jenis data seperti angka, teks dengan panjang tertentu, tanggal, atau membuat daftar pilihan (drop-down) agar pengguna lebih mudah memilih nilai yang tepat.

Selain itu, Data Validation juga memungkinkan penggunaan aturan kustom melalui formula, misalnya hanya angka genap atau hanya nama tertentu, dan bisa menampilkan pesan peringatan saat data yang dimasukkan tidak sesuai aturan.

Berikut ada sembilan cara membuat data validation di Excel:

1. Cara Standar (Paling Umum)

Pergi ke tab Data → Data Validation → Data Validation

Pilih tipe validasi:

Baca Juga:
Harga Oppo A38 Terbaru November 2025, Masih Layak Dibeli?

• Whole number atau Decimal
• List
• Date atau Time
• Text length
• Custom (dengan rumus)

2. Cara Cepat dari Ribbon (Excel 2010 ke atas)

Blok sel → Tab Data → Klik panah kecil di bawah ikon Data Validation → pilih salah satu preset:

• Circle Invalid Data
• Clear Validation Circles
• Atau langsung pilih Data Validation

3. Membuat Drop-down List dari Range (List)

Data → Data Validation → Allow: List

Source bisa:

• Ketik manual: Jakarta,Surabaya,Bandung
• Referensi range: =$A$1:$A$10
• Named range: =Kota (lebih rapi)
• Pakai formula: =INDIRECT("Table1[Kota]")

4. Custom Formula (Paling Fleksibel)

Contoh-contoh populer:

• Hanya boleh angka genap: =ISEVEN(A1)
• Tidak boleh duplikat: =COUNTIF($A:$A,A1)=1
• Harus diisi jika sel lain tidak kosong: =IF(B1<>"",A1<>"","")
• Hanya hari kerja: =WEEKDAY(A1,2)<6
• Panjang teks minimal 5: =LEN(A1)>=5

5. Data Validation dengan Indirect (Dependent Drop-down)

Contoh: Pilih Provinsi → Kota otomatis berubah

• Gunakan Named Range + INDIRECT
• Formula di Source: =INDIRECT(SUBSTITUTE($B$1," ",""))

6. Pakai Table dan Structured Reference

• Buat tabel Excel (Ctrl+T)
• Di Data Validation → List → Source: =Table1[Kategori]

7. Copy-Paste Data Validation (Cepat ke banyak sel)

• Blok sel yang sudah ada validation
• Copy (Ctrl+C)
• Blok sel tujuan → Right-click → Paste Special → Validation

8. Data Validation dengan Input Message dan Error Alert

• Tab Input Message: muncul petunjuk saat sel dipilih
• Tab Error Alert: muncul peringatan saat input salah (bisa pilih Warning, Stop, dan Information)

9. Menggunakan Power Query atau Form (Alternatif Modern)

Meski bukan Data Validation langsung, banyak orang beralih ke:

• Microsoft Forms → hasil ke Excel (otomatis tervalidasi)
• Power Automate + Excel Online

Kelebihan Data Validation di Excel

• Mencegah kesalahan input – Hanya data yang sesuai aturan yang bisa masuk, sehingga mengurangi kesalahan.
• Mempermudah konsistensi data – Dengan daftar drop-down atau aturan tertentu, format data tetap seragam.
• Meningkatkan efisiensi kerja – Pengguna tidak perlu mengecek data satu per satu karena validasi otomatis membatasi input.
• Fleksibel dan bisa dikustomisasi – Bisa menggunakan formula untuk membuat aturan validasi kompleks sesuai kebutuhan.
• Memberikan pesan peringatan – Bisa memberi tahu pengguna jika data yang dimasukkan tidak sesuai, sehingga meminimalkan kesalahan.

Kekurangan Data Validation di Excel

• Tidak mencegah copy-paste – Pengguna bisa menyalin data dari luar Excel yang tidak valid, sehingga aturan bisa terlewati.
• Terbatas untuk kolom atau range tertentu – Perlu pengaturan manual untuk setiap area yang ingin divalidasi.
• Kurang aman untuk data sensitif – Tidak mencegah pengguna yang ahli mematikan validasi atau mengubah data secara manual.
• Formula kompleks bisa sulit dipahami – Aturan validasi yang rumit memerlukan pemahaman Excel lanjutan.

Nah, itu dia sembilan cara membuat Data Validation di Excel yang bisa kamu coba sendiri. Dengan sedikit latihan, fitur ini bakal bikin pekerjaan dengan data jadi lebih rapi, terkontrol, dan pastinya mengurangi kesalahan input. Jadi, kenapa nggak langsung dicoba sekarang dan lihat sendiri bedanya?