6 Tips Membuat Surat dan Dokumen Lainnya yang Profesional Menggunakan Microsoft Word

Hitekno.com - Microsoft Word adalah salah satu alat pengolah kata paling populer untuk membuat surat dan dokumen lainnya. Bagi seorang pelajar, profesional, atau siapa pun yang melakukan pekerjaan dokumentasi, kemahiran dalam Microsoft Word adalah keterampilan yang diperlukan untuk era digital saat ini.

Perangkat lunak Microsoft Word hadir dengan sejumlah besar fitur untuk meningkatkan produktivitas pekerjaan kamu dan untuk menghasilkan data yang akurat. Surat profesional adalah dokumen yang digunakan untuk korespondensi formal antara organisasi dan klien, karyawan, mitra, atau pemangku kepentingan lainnya.

Formalitas surat seringkali bergantung pada perusahaan, tujuan surat, dan hubungan antara pengirim dan penerima. Ada beberapa tips agar surat dan dokumen kamu terlihat profesional. Berikut tips membuat surat dan dokumen lain agar terlihat profesional yang tim HiTekno.com rangkum untuk kamu.

1. Memilih Format dan Template

Putuskan apakah surat kamu akan dikirim ke penerima dalam bentuk hard copy atau email. Ini akan tergantung pada tujuan surat dan penerima. Surat profesional dapat dikirim dengan proposal ke klien, menguraikan poin-poin utama dari proposal tersebut. Ada templat surat profesional yang tersedia di Microsoft Word yang dapat digunakan.

Dalam kebanyakan kasus, surat profesional mengikuti format surat gaya blok, yang berarti bahwa semua teks diratakan ke kiri halaman. Surat itu satu spasi, dengan spasi ganda di antara paragraf. Spasi ganda juga dikenal sebagai carriage return dan dapat dilakukan dengan menekan "Enter" pada keyboard.

2. Mengatur Margin

Di sebagian besar templat surat profesional, margin surat ditetapkan 1 inci di semua sisi halaman. Dalam beberapa kasus, kamu mungkin perlu menyesuaikan margin. Misalnya, jika surat bisnis menyertai dokumen lain seperti proposal atau spreadsheet yang memiliki margin berbeda, kamu mungkin ingin menyesuaikan margin surat agar sesuai dengan dokumen lainnya, memberikan tampilan yang konsisten untuk penerima.

3. Memilih Font

Font dikategorikan menjadi dua area: serif dan sans serif. Font serif memiliki goresan kecil yang menonjol yang melekat pada garis yang lebih besar. Times New Roman, Garamond, dan Bookman Old Style adalah contoh font serif. Font serif biasanya lebih baik untuk bahan cetak. Sebagian besar bisnis menggunakan Times New Roman.

Font Sans-serif tidak memiliki guratan kecil yang menonjol pada baris huruf yang lebih besar. Contoh font sans-serif adalah Arial, Helvetica, dan Verdana. Secara umum, font sans-serif lebih baik digunakan untuk materi online. Terlepas dari apakah kamu memilih font serif atau sans-serif, sebaiknya hindari font baru seperti Comic Sans atau apa pun dengan tulisan kursif, karena dapat sulit dibaca dan terlihat tidak profesional.

Ukuran font yang kamu pilih mungkin bergantung pada jumlah konten yang kamu. Cocokkan bahan lain jika memungkinkan untuk konsistensi. Paling umum, surat profesional ditulis dalam ukuran font 10 atau 12 poin.

4. Pendahuluan Penulisan

Mulailah surat profesional dengan informasi kontak kamu, termasuk nama, jabatan, alamat, nomor telepon, dan email. Gunakan garis spasi tunggal dan kemudian spasi ganda sebelum tanggal.

Tulis tanggal dalam format bulan, hari, dan tahun. Tambahkan spasi ganda lagi, lalu tulis informasi kontak penerima. Mulailah dengan nama, jabatan, nama perusahaan, alamat, telepon, dan email, semuanya dengan spasi tunggal.

Setelah itu, tambahkan spasi ganda dan tulis salam. Dalam surat bisnis, biasanya menggunakan "Kepada" atau "Yang Terhormat", diikuti dengan nama lengkap atau gelar mereka ditambah nama belakang. Dalam surat profesional, gunakan titik dua setelah nama, bukan koma seperti pada surat pribadi.

5. Menyampaikan Pesan dalam Paragraf Tubuh

Masukkan spasi ganda dan mulailah menulis paragraf isi. Ini harus spasi tunggal, dengan spasi ganda di antara setiap paragraf. Jaga agar konten tetap ringkas dan jelas. Nyatakan alasan surat itu, beberapa informasi pendukung, dan ajakan untuk bertindak jika perlu.

6. Menutup dengan Salam yang Tepat

Tambahkan spasi ganda lagi, lalu akhiri surat dengan penutup yang sesuai, seperti “Hormat kami” atau “Terima kasih atas waktu Anda”. Masukkan beberapa spasi ganda untuk menyisakan ruang untuk tanda tangan, lalu ketikkan nama lengkap kamu. Jika kamu mencetak surat itu, kamu dapat menandatanganinya dengan tinta biru atau hitam.

Jika kamu mengirim surat melalui email, kamu dapat menggunakan tanda tangan elektronik. Jika kamu mengirimkan dokumen tambahan dengan surat tersebut, kamu dapat menggandakan spasi setelah nama kamu dan menulis "Lampiran". Setelah itu, cantumkan nama dokumen yang kamu kirimkan pada baris berikutnya.

Itulah tips membuat surat dan dokumen lain agar terlihat profesional yang bisa kamu coba lakukan. Selamat mencoba.